Gerir uma construtora é uma tarefa bastante árdua, pois envolve uma série de variáveis importantes que vão muito além da atividade de construção em si. É preciso cuidar desde os aspectos estratégicos na hora de planejar as suas obras até as questões administrativas, o chamado back office. E se o objetivo é tornar seu negócio mais lucrativo e inteligente, é preciso pensar em todos os detalhes, incluindo reduzir os custos de backoffice da sua construtora.

 

A importância de fazer uma gestão inteligente

Fazer uma gestão inteligente não é mais apenas uma questão de se manter competitivo. Hoje, em tempos de crise, uma gestão inteligente é também uma questão de sobrevivência. Por isso, tantos negócios estão buscando ser mais enxutos e eficientes.

Se pensarmos no cenário para a construção civil, a situação é ainda mais importante. Vivemos um momento crítico para essa indústria, que cresceu a passos largos nos últimos anos e depois de uma grande valorização e de períodos de muitas vendas, se vê as voltas com um tempo de “vacas magras”.

Hoje, os imóveis têm se valorizado menos do que a inflação, o que significa uma desvalorização real. Os preços de agora voltaram ao mesmo patamar que eram praticados em 2011. O problema é que o produto final está custando menos, mas o processo de construção está saindo mais caro.

Diante disso, não se trata mais de apenas focar nos custos de construção e venda dos imóveis, mas de olhar para o negócio da sua construtora como um todo, em busca de oportunidades de aumentar sua lucratividade e diminuir gastos desnecessários. Para isso, só existe uma caminho: fazer escolhas inteligentes, especialmente no que diz respeito aos seus custos. Não se trata de cortar gastos pura e simplesmente, mas de aprender a fazer mais com menos.

Mas como colocar essa teoria na prática do dia a dia? Como fazer uma gestão melhor, reduzir custos em uma área de bastidores, mas tão estratégica quanto o back office? Preparamos 7 dicas que vão lhe ajudar nessa jornada. Confira.

Como reduzir os custos de back office da sua construtora

1.Foco nas compras

O back office é, na maior parte das empresas, o responsável pelas compras, e é aí que está um dos segredos da redução de custos: comprar melhor. Só que essa inteligência nas compras não se resume às de materiais de rotina, mas passa até mesmo pelas mais complexas, como a aquisição de terrenos para a construção de novos empreendimentos e a definição de parceiros para fornecerem os insumos necessários para a execução de suas obras.

2.Controle das contas a pagar

Um dos segredos da redução dos custos é saber exatamente onde você está gastando. Por isso, o primeiro passo é identificar todas as contas, tantos as fixas quanto às variáveis e sazonais. A partir daí fica infinitamente mais fácil saber o que pode ser substituído, negociado e ainda cortado, sempre pensando não em diminuir a qualidade do seu trabalho, mas em eliminar os excessos.

3.Controle das contas a receber

Não basta saber onde você gasta, é preciso saber o que você recebe, quando e como. Imagine a seguinte situação: você recebe um valor x no dia 25 de cada mês, mas tem esse montante empenhado em um pagamento no dia 5, de modo que você paga com atraso (e juros) todos os meses. Não é muito mais inteligente fazer uma projeção de todas essas receitas e cruzá-las com os compromissos? Assim você pode fazer negociações e reverter esse tipo de situação.

4.Planejamento

Planejamento é a palavra-chave para o sucesso financeiro. Por isso é importante que suas obras sejam bem planejadas e que  estejam de acordo com as características do empreendimento e do local onde está inserido.

5.Acompanhamento de orçamentos

O número de orçamentos que circulam por uma construtora é absurdo. Justamente por isso é tão importante ter um controle rígido do que foi orçado, não apenas para identificar as diferenças entre possíveis fornecedores, como também para acompanhar se você está recebendo tudo que contratou.

6.Gestão da sua carteira de imóveis

É normal que uma construtora tenha uma grande carteira para gerir, já que ela pode receber imóveis prontos como entrada, além de contar com os seus próprios que ainda não foram vendidos. E cada imóvel que faz parte da carteira e está lá a espera da venda é, de certa forma, um investimento parado, mas que tem possibilidade de se tornar uma receita real. Por isso é importante ter controle sobre a carteira para identificar gargalos e, ao mesmo tempo, oportunidades de novos negócios. Tudo isso só é possível com o mapeamento e acompanhamento constante do volume de imóveis na carteira.

7.Acompanhamento de vendas

Sim, o backoffice também precisa acompanhar a situação das vendas. Saber o que vende mais e menos, quanto de dinheiro deve entrar, as propostas que estão na rua: todas essas informações geradas pelo departamento comercial da empresa também precisam estar acessíveis ao time de back office.

Acompanhar e gerir todos esses dados é muito importante e deve ser feito de forma frequente, já que permite identificar qualquer desvio que possa representar um custo extra. Por isso, deve-se olhar para todos os aspectos com a mesma atenção, sempre focando no que pode ser cortado ou otimizado.

Na sua empresa, como você faz a gestão do back office? Qual o grau de importância que você atribui ao backoffice quando comparado com outros departamentos? Como você enxerga a questão de redução de custos? Você conhece um bom ERP da construção civil?